회의가 끝나면 가장 먼저 떠오르는 생각은 ‘이걸 언제 정리하지?’다. 회의 시간보다 회의록 작성에 더 많은 에너지를 쓰는 경우도 적지 않다. 최근에는 이런 부담을 줄이기 위해 회의록을 직접 쓰지 않고 AI에게 맡기는 직장인들이 빠르게 늘고 있다. 이제 회의 정리는 ‘노가다 작업’이 아니라, 전략적으로 관리하는 업무 영역이 되고 있다.
회의록을 직접 쓰지 않아도 되는 시대가 된 이유
불과 몇 년 전까지만 해도 회의록은 회의 참석자가 직접 메모하거나, 돌아와서 기억을 더듬어 정리하는 것이 당연한 일이었다. 하지만 재택근무와 화상회의가 늘어나고, 하루에 참석해야 하는 회의 횟수가 증가하면서 기존 방식은 한계에 부딪혔다. 한 사람이 하루에 3~4개의 회의를 연속으로 진행하는 상황에서, 모든 회의를 완벽하게 기록하고 정리하는 것은 사실상 불가능에 가깝다.
이런 환경 변화 속에서 AI 회의 정리 방식이 주목받기 시작했다. 가장 큰 변화는 ‘회의 내용을 모두 받아 적지 않아도 된다’는 인식의 전환이다. AI는 회의 전체를 그대로 옮겨 적는 데 그치지 않고, 핵심 안건, 결정 사항, 후속 액션 아이템을 자동으로 분류해준다. 사람의 역할은 모든 말을 기록하는 것이 아니라, 중요한 판단과 방향 설정에 집중하는 쪽으로 이동하고 있다.
또 하나 중요한 이유는 정확도다. 사람의 기억은 생각보다 쉽게 왜곡된다. 회의 직후에는 분명 이해했다고 생각했던 내용도, 하루만 지나면 표현이 달라지거나 중요한 맥락이 빠지기 쉽다. AI는 회의 당시의 음성 데이터를 기반으로 정리하기 때문에, 누가 어떤 맥락에서 어떤 말을 했는지를 비교적 객관적으로 남길 수 있다. 특히 책임 소재나 결정 사항이 중요한 프로젝트 회의에서는 이 차이가 크게 느껴진다.
업무 평가 방식의 변화도 영향을 준다. 요즘은 ‘회의록을 얼마나 꼼꼼히 썼는지’보다 ‘회의 이후 실제로 무엇이 실행되었는지’를 더 중요하게 보는 분위기다. AI 회의 정리는 실행 중심의 요약을 제공하기 때문에, 단순 기록용 문서보다 실무 활용도가 높다. 이로 인해 회의록 작성이 필수 업무가 아니라, 선택 가능한 도구로 인식되기 시작했다.
요즘 직장인들이 실제로 쓰는 AI 회의 정리 방식
AI 회의 정리는 생각보다 복잡하지 않다. 많은 직장인들은 이미 사용하는 화상회의 프로그램이나 녹음 기능에 AI를 자연스럽게 결합해 쓰고 있다. 기본적인 흐름은 간단하다. 회의를 녹음하고, 녹음 파일을 AI에 맡기면 자동으로 텍스트 변환과 요약이 이루어진다. 중요한 것은 어떤 기준으로 요약하느냐이다.
실제 사용자들이 가장 많이 활용하는 방식은 ‘회의 목적 중심 요약’이다. 예를 들어 정보 공유 회의인지, 의사결정 회의인지, 아이디어 브레인스토밍인지에 따라 AI에게 다른 지시를 준다. 단순 요약이 아니라 “결정된 사항 위주로 정리해줘”, “추후 할 일과 담당자를 중심으로 정리해줘”와 같은 요청을 하면 결과물의 실용성이 크게 달라진다.
또 하나 많이 쓰는 방법은 회의 후속 업무 관리다. 회의가 끝난 직후 AI에게 회의 요약과 함께 액션 아이템 리스트를 만들게 하고, 이를 그대로 개인 일정이나 팀 업무 관리 툴에 옮긴다. 이 과정에서 회의 내용이 ‘문서’로 끝나지 않고, 바로 실행 단계로 연결된다. 회의가 많을수록 이 차이는 누적되어 업무 효율에 큰 영향을 준다.
중간관리자나 팀장급에서는 회의 보고용 요약본을 따로 만드는 경우도 많다. 전체 회의 내용을 그대로 공유하는 대신, AI로 1페이지 분량의 핵심 요약을 만들어 상위 보고에 활용한다. 이 방식은 보고 시간을 줄여줄 뿐 아니라, 불필요한 논의를 반복하지 않게 해준다. 특히 여러 팀이 얽힌 프로젝트일수록 효과가 크다.
중요한 점은 AI를 ‘완성된 답안 작성기’로 쓰지 않는다는 것이다. 대부분의 직장인들은 AI가 만들어준 초안을 바탕으로, 필요한 부분만 간단히 수정하거나 보완한다. 회의 분위기나 미묘한 뉘앙스까지 완벽히 담기 어렵다는 점을 이해하고, AI와 사람의 역할을 분리해 사용하는 것이 현재 가장 현실적인 방식이다.
AI 회의 정리를 잘 쓰는 사람들의 공통 습관
같은 AI 도구를 써도 결과가 크게 다른 경우가 많다. AI 회의 정리를 잘 활용하는 사람들에게는 몇 가지 공통적인 습관이 있다. 첫 번째는 회의 전에 기준을 정해둔다는 점이다. 회의가 시작되기 전에 “이번 회의의 목적은 무엇인지”, “회의록에서 꼭 남겨야 할 요소는 무엇인지”를 스스로 정리해둔다. 이 기준이 명확할수록 AI에게 전달하는 지시도 구체적이 된다.
두 번째 습관은 회의 직후 바로 정리하는 것이다. 회의가 끝난 뒤 하루, 이틀 미루면 AI 결과물을 검토할 동기 자체가 떨어진다. 반면 회의 직후 10분만 투자해 AI 요약을 확인하고 정리해두면, 이후 업무 흐름이 훨씬 매끄러워진다. 회의 정리를 ‘나중에 할 일’이 아니라 ‘회의의 마지막 단계’로 인식하는 것이 중요하다.
세 번째는 모든 회의를 AI에 맡기지 않는다는 점이다. 잘 쓰는 사람일수록 AI 회의 정리를 선택적으로 활용한다. 간단한 소통 회의나 일상적인 보고 회의는 굳이 정리하지 않고, 의사결정이나 프로젝트 방향이 바뀌는 중요한 회의에 집중한다. 이렇게 하면 AI 결과물의 관리 부담도 줄고, 실제로 필요한 문서만 남길 수 있다.
마지막으로, AI 회의 정리를 개인 생산성 도구로 활용한다는 점도 특징이다. 팀 공유용 회의록과 별개로, 개인용 요약본을 따로 만들어 자신의 업무 기준으로 재정리한다. 같은 회의라도 개인의 역할에 따라 중요 포인트는 다르기 때문이다. AI는 이 과정을 빠르게 도와주는 조력자 역할을 한다.
회의록을 쓰지 않는다는 것은 책임을 회피한다는 의미가 아니다. 오히려 기록 방식이 바뀌고 있는 것이다. AI 회의 정리는 시간을 아껴주는 도구를 넘어, 일의 방식 자체를 바꾸는 흐름이 되고 있다. 이제 중요한 질문은 ‘회의록을 써야 할까’가 아니라, ‘회의 결과를 어떻게 더 잘 남기고 실행할 것인가’다.